Warum wir als Flying Circus HubSpot nutzen

… und auch andere Anwendungen, die nicht mit allen unseren Grundsätzen übereinstimmen

Als Flying Circus folgen wir nicht nur für unsere Kunden, sondern auch innerhalb unseres Unternehmens einer Philosophie der Offenheit und Souveränität. Dass wir HubSpot nutzen, mag deshalb etwas fehl am Platz wirken. Und auch andere Tools, die wir einsetzen, stehen nicht immer zu hundert Prozent mit unseren Grundsätzen im Einklang. Wir erklären, warum wir manchmal Kompromisse eingehen und wie uns das dabei hilft, unserer Vision treu zu bleiben.

Am Scheideweg muss man oft unangenehme Entscheidungen treffen. | © Flying Circus

Keine große Vision ohne die richtige Philosophie

Wir beim Flying Circus  haben eine Vision der Offenheit, Transparenz und partnerschaftlichen Zusammenarbeit – und folgen einem Weg, auf dem wir dieses Ziel erreichen wollen. Unser bisheriger Erfolg zeigt, dass wir mit unserem Ansatz gar nicht so daneben liegen.
Auch bei der Auswahl unserer Tools verfolgen wir diese Philosophie. Dafür nutzen wir Software, die bestimmte Kriterien erfüllen soll.

Freie Software

Hardwarebindung

Transparenz des Datenflusses

Anpassungsfähigkeit auf unseren Bedarf

Der eine oder andere wird sich nach dem Durchlesen dieser Kriterien möglicherweise denken: „Moment mal! Und warum nutzt ihr dann HubSpot?“

Wo HubSpot unseren Nerv trifft – und wo nicht

Um richtig zu fliegen, braucht es viele Tools. HubSpot bietet eine Menge davon. | © Flying Circus

HubSpot ist eine All-in-one-Lösung, bestehend aus verschiedenen Komponenten. Dabei lassen sich diese nach Bedarf nutzen oder dazuschalten. Wir haben uns hierbei bewusst für eine sehr kleine Auswahl an Komponenten entschieden, die unsere funktionalen Anforderungen aus den vorab überlegten Use-Cases erfüllen. Konkret nutzen wir einen Teil der CMS- und Service-Tools der Basisversion. Dazu gibt es auch Betriebs- und Vertriebstools, die in diesem Paket dabei sind, die wir aber bis zur Veröffentlichung dieses Beitrags nicht in Anspruch genommen haben.

Auch wenn dabei wichtige Kriterien Freier Software und der eigene Betrieb (On-Premises) nicht erfüllt werden, haben wir den Eindruck, dass HubSpot hinsichtlich der Aspekte Datenschutz, Datensicherheit sowie Konfigurationsmöglichkeiten und Transparenz einen erkennbar kooperativen Ansatz zu verfolgen scheint. Ob das tatsächlich der Fall ist, prüfen wir gerade an konkreten Auffälligkeiten sowie Unstimmigkeiten und warten gerade auf Antworten von Hubspot. Aber auch ohne diesen Beweis lässt sich bereits sagen, dass es durchaus Aspekte gibt, die unseren Geschmack nicht treffen – oder uns sogar gar nicht schmecken.

	Auftragsverarbeitungsvereinbarung: Die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO ist uns sehr wichtig. Die Artikel 28 (Auftragsverarbeitung) und 32 (Sicherheit der Verarbeitung) spielen hier eine besonders wichtige Rolle, um User und ihre Daten zu schützen. HubSpot ermöglicht es, diese Bestimmungen uneingeschränkt zu erfüllen.
	Datensparsamkeit: Ein Aspekt gefällt uns auf HubSpot recht gut: Das Tool bietet sehr viele Einstellungsmöglichkeiten; auch was Datensparsamkeit betrifft. Wir können steuern, wie mit Daten umgegangen wird. Hier können wir entsprechende Einstellungen vornehmen und so sparsam wie möglich sein.
	Datenkontrolle und -migration: HubSpot bietet sehr viele Möglichkeiten, Daten zu migrieren. Andere Anbieter lassen beispielsweise keinen Datenexport zu oder schränken diesen stark ein. Bei HubSpot ist der Export zwar teils unnötig kompliziert, weil die Daten zum Beispiel in mehrere Batches aufgeteilt werden müssen, aber im Großen und Ganzen stellt uns dieser Aspekt durchaus zufrieden.
	Transparenz: Dienste und Datenströme sind alles in allem nachvollziehbar.  Es gab und gibt aber immer wieder „Überraschungen“, wenn es um das Thema Transparenz geht. So ist die Preisstruktur an sich nicht immer in dem Maße durchschaubar, wie wir uns das vorstellen und auch selber anbieten: Wenn wir ein Paket kaufen, das unsere Bedürfnisse abdeckt, dann gehen wir davon aus, dass damit keine versteckten Kosten auf uns zukommen. Für Kleinigkeiten verlangt HubSpot aber auch immer wieder einen Aufpreis – und das läppert sich und sorgt für Stirnrunzeln. Gleichzeitig wird mit konkreten Serverstandorten und verwendeten Cloud-Anbietern (siehe nächster Punkt) geworben, aber im Kleingedruckten finden sich dann noch mehr Anbieter. Genaueres zu denen sucht man aber vergeblich.
	Server in Europa: Wir verstehen diesen „Service“ als Schritt auf uns und viele andere hier in Deutschland und Europa zu; problematisch bleibt in diesem Zusammenhang aber der CLOUD Act: ein Gesetz, das US-Behörden berechtigt, auf Daten amerikanischer Unternehmen zuzugreifen, auch wenn diese nicht in den USA gespeichert werden. Sogar Datenausbeuter wie Microsoft sehen darin eine Gefahr.
	Privacy: Licht und Schatten: Cookie-Präfenzen werden auf der Website zwar einfach mit den Buttons „Zulassen“ und „Ablehnen“ abgefragt und können auch noch später eingestellt werden, aber beim ersten Besuch werden beispielsweise Daten von YouTube mit ID ohne vorhergehende Zustimmung im Browser gespeichert. Immerhin gibt es in den Richtlinien – wenn auch versteckt – einen Link, mit dem sich der HubSpot-eigene Cookie loswerden lässt. Auch positiv: Dort ist auch ein sehr gut strukturiertes Formular für Datenschutzanfragen verlinkt.
	Funktionalität: Auch wenn die Einstellungsmöglichkeiten wenig zu wünschen übrig lassen, sind viele Tools innerhalb der Anwendung eingeschränkt oder hinter einer Paywall versteckt.
	Software: Zweifelsohne ist ein großer Kritikpunkt, dass sich der Anbieter mit seiner proprietären Lösung nur schwerlich in die Karten schauen lässt – vor allem, was die Software betrifft. Das große Angebot und die Vielzahl an Lösungen auf der Plattform können schon überzeugen. Aber dass man hier softwaremäßig die Katze im Sack kauft, stört uns sehr.
	Anpassungsfähigkeit der einzelnen Tools: Das ist ein großes Manko von HubSpot: Zwar gibt es sehr viele Tools für verschiedene Aufgaben. Doch ist allen gemein, dass sie eher Lückentext als Baukasten (vgl. oben) sind. Immerhin passt dieser gebotene Lückentext sehr gut auf unseren bewusst begrenzten Anwendungsfall. Trotzdem ist das einer der Punkte, die uns dazu veranlassen, die Augen für Alternativen offen zu halten.
	Keine Möglichkeit, eigene Hardware zu nutzen: Daten werden auf verschiedenen Cloud-Infrastrukturen gespeichert, die HubSpot selbst auswählt. Eine Möglichkeit, die Dienste auf eigener Infrastruktur zu nutzen, gibt es nicht.

Fortschritt mit Abstrichen? – Warum wir nicht immer die perfekte Anwendung nutzen können 

Auf Türkisch gibt es ein Sprichwort: „Die Rechnung zu Hause geht auf dem Basar nicht immer auf.“ Und das trifft unser Problem sehr gut. Es ist zwar wichtig, Anspruch und einen Plan zu haben, wenn man sich auf den Weg zum Markt macht. Aber in der Realität trifft diese Herangehensweise sehr oft auf Widerstände – vor allem, was die Usability betrifft. Das bedeutet, dass es so gut wie nie die eine perfekte Lösung gibt und man sich mit derjenigen begnügen muss, die dem eigenen Ideal am ehesten entspricht. Und hierbei ist HubSpot im Vergleich zu den anderen Anbietern die für uns bisher beste – wenn auch nicht optimale – Lösung.

Um richtig zu fliegen, braucht es viele Tools. HubSpot bietet eine Menge davon. | © Flying Circus

Mangel an Alternativen

Bevor wir uns für HubSpot entschieden haben, experimentierten wir mit anderen Lösungen. Beispielsweise hatten wir das in Belgien entwickelte quelloffene Odoo im Blick. Das Tool ist sehr vielversprechend und befreundete Unternehmen aus unserem Umfeld sind davon begeistert. Allerdings gab es während unserer Versuchsphase immer wieder kleine Aussetzer und Schwierigkeiten mit der Usability. Und das sind für uns einfach K.-o.-Kriterien, wenn wir uns eigentlich auf die inhaltliche Arbeit mit den Werkzeugen konzentrieren wollen.

Die Startseite von Odoo | © Odoo

Beispiel Support: Immer, wenn wir Hilfe gebraucht und die Support-Hotline angerufen haben, wurden wir mit jemandem in Frankreich verbunden, der nur schlecht Englisch spricht, gar kein Deutsch und am liebsten Französisch. Als Lösung wurde uns in fast allen Fällen ein Link geschickt, der dann auch nur wenig bis gar nicht half.

Und auch andere Lösungen außer Odoo bergen bisher zu viele Gefahren oder „Überraschungen“, die uns möglicherweise zu Reinvestitionen zwingen. Da wir hier das Rad nicht neu erfinden wollen, steht für uns diesmal im Vordergrund, auf Nummer sicher zu gehen. Und hierfür ist HubSpot (noch!) die beste Lösung.

Wo stehen wir nun?

Wir verfolgen unsere Philosophie der Offenheit und Transparenz unverändert weiter. Dogmatisch sind wir insofern, dass wir diesem Anspruch auf jeden Fall selbst gerecht werden wollen, dabei aber eben auch berücksichtigen müssen, dass nicht alle unsere potenziellen Dienstleister dies auf die gleiche Weise tun. Eine zu starre, zu puristische Auslegung unserer Philosophie würde zwangsläufig zum Stillstand führen – und der steht in krassem Gegensatz zu unserer Philosophie.

Das bedeutet für uns auch, über den Tellerrand hinauszuschauen: Mit der Nutzung von HubSpot – und auch anderen Tools – müssen wir unsere Komfortzone ein Stück weit verlassen … und fühlen uns dabei nicht wirklich wohl. Das halten wir aber selbstbewusst aus und lernen daraus.  

Um konkret zu werden: Wir bleiben im Großen wie im Kleinen an den Dingen dran. Im HubSpot-Support-Desk sind zahlreiche Dinge als Ticket formuliert, über die wir uns wundern und bei denen wir einfach nachhaken müssen. Wir haben festgestellt, dass es in diesem Zusammenhang wichtig ist, nicht locker zu lassen und zu zeigen, dass wir auf die Einlösung dessen pochen, was behauptet und versprochen wird. Und das schließt für uns auch ein, dass wir die Augen nach Alternativen weiterhin offenhalten.

Was sich verbessern muss, damit wir unsere Ziele erreichen

1. Mehr Souveränität
   HubSpot bietet uns schon recht viel Beinfreiheit. Aber wir wollen eigentlich noch mehr davon, als es die Plattform zulässt. Sei es selbst Änderungen an der Software vorzunehmen, eigene Ideen einzubringen oder auch den Anbieter ohne großen Aufwand – man könnte auch von „Freiheit von Trennungsschmerzen sprechen“ – wechseln zu können … in vielen Bereichen gibts bei HubSpot einfach noch sehr viel Luft nach oben.
   
2. Mehr DIY-Möglichkeiten
   Wir wollen kein vorgefertigtes, möbliertes Haus vorfinden. Wir wollen uns unser Traumhaus selbst aufbauen können; vom Fundament bis hin zum Seifenspender im Gästebad. HubSpot, Odoo und die anderen sollen uns eigentlich nur die Materialien dafür liefern. Doch leider ist es bisher in sehr vielen Fällen so, dass wir vieles nur vorgefertigt bekommen und dass wir damit Vorlieb nehmen müssen, Lösungen vorzufinden, die nicht unserer Vorstellung entsprechen.
3. Mehr Datenschutz und Sicherheit
   Bei diesem Punkt wollen wir eigentlich nur das Beste anbieten. Die Realität sieht aber so aus, dass die Anbieter bisweilen nur das Zweitbeste anbieten – und stellenweise gerade so das Nötigste. Wir stellen die Schrauben in dieser Hinsicht so gut wir können und ziehen auch nur Alternativen in Betracht, die sich mit unserer Vorstellung decken.
   
   

Ihre Vorschläge und Alternativen

Uns brennt unter den Nägeln, die richtige Anwendung zum Erreichen unserer Ziele zu finden. Was uns aber auch unter den Nägeln brennt, ist, wie Sie die Sache sehen: Sind Sie mit unserer Herangehensweise d'accord? Oder denken Sie, dass wir auf dem Holzweg sind? Wollen Sie uns eine Alternative vorschlagen? Schreiben Sie uns an! Wir freuen uns auf Ihren Input.